AI 기반 일일 업무 자동화 전략 (2): Zapier, Make 등 도구 활용법

업무의 효율성을 높이고 반복적인 작업에서 벗어나려면 자동화 도구를 활용하는 것이 필수입니다. 특히 AI와 연계된 자동화 도구는 단순한 업무를 자동화할 뿐만 아니라, 더 나은 생산성과 시간을 제공합니다. 이번 글에서는 Zapier와 Make 같은 강력한 자동화 플랫폼을 중심으로, AI를 활용한 일일 업무 자동화 전략을 초보자도 쉽게 이해할 수 있도록 설명하겠습니다.

 

1. AI 기반 자동화란 무엇인가?

AI 기반 자동화는 반복적인 업무를 사람이 아닌 인공지능과 자동화 도구가 처리하도록 만드는 방식입니다. 이를 통해 중요한 작업에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다. 예를 들어:

• 매일 아침 이메일 확인 후 중요한 내용만 Slack으로 알림 받기.
• 설문 조사 응답을 Google Sheets에 자동 저장하기.
• 소셜 미디어 게시물을 예약하고 자동으로 업로드하기.

이러한 작업을 간단히 설정하고 실행하는 도구가 바로 Zapier와 Make입니다.

 

 

2. Zapier란 무엇인가?

Zapier는 다양한 앱과 서비스를 연결하여 자동화 워크플로(작업 흐름)를 만드는 도구입니다. 쉽게 말해, 워크플로는 여러 작업을 자동으로 연결해 효율적으로 처리하는 절차를 말합니다. "Zap"이라는 자동화 규칙을 설정하면, 특정 트리거에 따라 원하는 작업을 실행할 수 있습니다.

2-1. Zapier의 기본 개념

1. 트리거(Trigger): 자동화를 시작하는 조건.
   •   예: Gmail에 새 이메일이 도착했을 때.
2. 액션(Action): 트리거가 발생하면 실행되는 작업입니다. 쉽게 말해, "트리거"는 어떤 일이 시작되는 신호이고, "액션"은 그 신호를 받아 실제로 실행되는 작업입니다. 예를 들어, Gmail에 새 이메일이 도착하는 것이 트리거라면, 그 이메일의 내용을 Google Sheets에 저장하는 것이 액션입니다.
   •   예: 이메일 내용을 Google Sheets에 저장.

2-2. Zapier로 간단한 Zap 만들기

1. 회원가입 및 로그인:
   •    Zapier 웹사이트에 가입하고 로그인합니다.
2. Zap 생성:
   •   "Create Zap" 버튼을 클릭합니다.
3. 트리거 설정:
   •   "Trigger" 단계에서 Gmail을 선택하고, "New Email"을 트리거로 설정합니다.
4. 액션 설정:
   •   "Action" 단계에서 Google Sheets를 선택하고, 새 행을 추가하도록 설정합니다.
5. 테스트 및 활성화:
   •   모든 설정을 테스트한 후 "Zap On"으로 활성화합니다.

 

 

3. Make란 무엇인가?

Make는 Zapier와 유사하지만 더 복잡한 워크플로와 조건을 설정할 수 있는 자동화 도구입니다. 시각적인 인터페이스를 사용해 작업 흐름을 설계할 수 있어 직관적입니다.

3-1. Make의 기본 개념

1. 모듈(Module): 작업 단위. 각 모듈은 특정 작업을 실행합니다.
   •   예: 이메일에서 첨부 파일 다운로드.
2. 시나리오(Scenario): 모듈을 연결해 만든 워크플로.
   •   예: 이메일 첨부 파일을 Google Drive에 저장하고 Slack으로 알림 보내기.

3-2. Make로 간단한 시나리오 설계

1. 회원가입 및 로그인:
   •   Make 웹사이트에 가입하고 로그인합니다.
2. 새 시나리오 생성:
   •   대시보드에서 "Create a new scenario" 버튼을 클릭합니다.
3. 모듈 추가:
   •   첫 번째 모듈로 Gmail을 선택하고, 트리거로 "New Email"을 설정합니다.
4. 연결 작업 추가:
   •   두 번째 모듈로 Google Drive를 추가하고, 첨부 파일을 저장하도록 설정합니다.
5. 테스트 및 실행:
   •   시나리오를 실행하여 자동화가 제대로 작동하는지 확인합니다.

 

 

4. AI와 자동화 도구의 실질적인 활용 사례

4-1. 이메일 관리 자동화

• Zapier:
  •   Gmail에서 "중요" 태그가 붙은 이메일만 추출하여 Slack으로 알림 보내기.
• Make:
  •   모든 이메일에서 첨부 파일을 Google Drive에 저장한 뒤 파일 이름을 Airtable에 기록.

4-2. 데이터 처리 자동화

• Zapier:
  •   설문 조사 응답이 Google Forms에 제출되면, 자동으로 Google Sheets에 저장.
• Make:
  •   Excel 파일 데이터를 읽어 CRM 시스템(HubSpot)으로 전송.

4-3. 소셜 미디어 관리 자동화

• Zapier:
  •   새로운 블로그 게시물이 WordPress에 올라오면, 이를 자동으로 Twitter에 공유.
• Make:
  •   Instagram에 새 게시물이 올라오면, 같은 콘텐츠를 Facebook과 LinkedIn에 자동 게시.

 

 

5. 초보자를 위한 팁

5-1. 템플릿 활용하기

Zapier와 Make는 초보자용 템플릿을 제공합니다. 이를 활용하면 기본적인 자동화를 빠르게 설정할 수 있습니다.

•   Zapier 템플릿 예: Gmail 이메일을 Google Sheets로 저장하기.
•   Make 템플릿 예: Twitter 게시물을 자동으로 LinkedIn에 공유하기.

5-2. 단계적으로 설정하기

1.   간단한 워크플로부터 시작하기.
2.   필요한 작업을 점점 추가하며 자동화를 확장하기.